Allgemeine Geschäftsbedingungen für Sponsoren und Aussteller von Präsenz- und Online-Veranstaltungen der Kongress Media GmbH
1. Geltungsbereich
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Sponsoren und Aussteller, die an Präsenzveranstaltungen (an einem festgelegten Ort) sowie an Online-Formaten wie Konferenzen, Webinaren, Diskussionsrunden und Podcasts teilnehmen.
2. Zahlungsmodalitäten
Sponsoring- oder Ausstellungsgebühren sind innerhalb von 10 Tagen nach Rechnungserhalt zu begleichen, jedoch spätestens vor dem Beginn der jeweiligen Veranstaltung. Die Zahlung ist per Überweisung auf das in der Rechnung angegebene Konto bei der Commerzbank in Euro vorzunehmen. Alle Bankgebühren, insbesondere bei Zahlungen aus dem Ausland oder in Fremdwährungen, liegen in der Verantwortung des Zahlenden.
3. Stornierungsbedingungen
Eine Stornierung ohne Kosten ist nicht möglich. Bei Rücktritt müssen Sponsoren und Aussteller den vollen Preis der gebuchten Leistung fristgerecht entrichten, wobei das Zahlungsziel 10 Tage nach Rechnungsstellung beträgt.
4. Ausfall- und Verschiebungsklauseln
Sollte eine Veranstaltung aus Gründen, die Kongress Media GmbH zu vertreten hat, ausfallen oder verschoben werden, erfolgt eine Rückerstattung bereits gezahlter Gebühren innerhalb von 10 Tagen nach Bekanntgabe. Bei einer zeitlichen Verschiebung oder Ortsveränderung der Veranstaltung bleibt der Vertrag für den neuen Termin bzw. Ort bestehen, sofern nicht innerhalb von 14 Tagen nach Ankündigung der Verschiebung ein Rücktritt erfolgt. Für Ausfälle aufgrund externer Umstände, wie höherer Gewalt oder technischen Problemen, wird eine anteilige Rückerstattung geleistet.
5. Haftungsbeschränkungen
Kongress Media GmbH übernimmt keine Haftung für technische Schwierigkeiten oder Verbindungsprobleme während der Veranstaltungen, es sei denn, diese sind auf grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz zurückzuführen. Schadensersatzansprüche aufgrund von Ausfällen oder Terminverschiebungen sind grundsätzlich ausgeschlossen.
6. Programmanpassungen
Der Veranstalter behält sich das Recht vor, erforderliche Anpassungen am Programm, den Referenten oder dem Veranstaltungsformat vorzunehmen. Solche Änderungen beeinflussen nicht die Gültigkeit der Vereinbarungen mit Sponsoren und Ausstellern.
7. Datenschutz und Umgang mit persönlichen Daten
Sponsoren und Aussteller verpflichten sich, die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einzuhalten und persönliche Daten, die sie im Rahmen der Veranstaltung erhalten, entsprechend den geltenden Datenschutzgesetzen zu behandeln. Betroffene Personen können jederzeit der Speicherung und Weitergabe ihrer Daten widersprechen.
8. Urheberrecht
Die im Rahmen der Veranstaltung bereitgestellten Materialien sind urheberrechtlich geschützt. Eine Vervielfältigung oder gewerbliche Nutzung ohne ausdrückliche Zustimmung von Kongress Media GmbH ist untersagt.
9. Anwendbares Recht und Gerichtsstand
Der Vertrag unterliegt deutschem Recht. Für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist München als Gerichtsstand vereinbart.
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General Terms and Conditions for Sponsors and Exhibitors of In-Person and Online Events by Kongress Media GmbH (Translation)
[Important Notice: The legally binding version of these General Terms and Conditions is the original German text. This English version is provided for convenience only and is not legally binding.]
1. Scope
These General Terms and Conditions (GTC) apply to all sponsors and exhibitors participating in in-person events (held at a designated location) and online formats such as conferences, webinars, discussion rounds, and podcasts.
2. Payment Terms
Sponsoring or exhibition fees must be paid within 10 days of receipt of the invoice, but no later than before the start of the respective event. Payment should be made by transfer to the account specified in the invoice at Commerzbank in Euro. All banking fees, especially for payments from abroad or in foreign currencies, are the responsibility of the payer.
3. Cancellation Policy
Cancellation without cost is not possible. In the event of withdrawal, sponsors and exhibitors must pay the full price of the booked service promptly, with a payment deadline of 10 days after invoice issuance.
4. Cancellation and Rescheduling Clauses
If an event is canceled or postponed for reasons attributable to Kongress Media GmbH, a refund of any fees already paid will be made within 10 days of the announcement. In the event of a rescheduling or change of location of the event, the contract remains valid for the new date or location unless a withdrawal occurs within 14 days after the announcement of the postponement. Partial refunds are provided for cancellations due to external circumstances such as force majeure or technical problems.
5. Limitation of Liability
Kongress Media GmbH is not liable for technical difficulties or connection problems during the events unless these are due to gross negligence or willful misconduct. Claims for damages due to cancellations or changes in dates are fundamentally excluded.
6. Program Adjustments
The organizer reserves the right to make necessary adjustments to the program, speakers, or event format. Such changes do not affect the validity of the agreements with sponsors and exhibitors.
7. Data Protection and Handling of Personal Data
Sponsors and exhibitors commit to complying with the General Data Protection Regulation (GDPR) and treating personal data obtained in the course of the event in accordance with applicable data protection laws. Affected individuals may object to the storage and sharing of their data at any time.
8. Copyright
Materials provided during the event are protected by copyright. Reproduction or commercial use without the express consent of Kongress Media GmbH is prohibited.
9. Applicable Law and Jurisdiction
The contract is subject to German law. Munich is agreed upon as the jurisdiction for all disputes arising from or in connection with this contract.